Personuppgifter i kontaktformulär
När någon fyller i ett kontaktformulär lämnar hen personuppgifter som namn, e-post och telefonnummer. Det innebär att du behöver hantera uppgifterna på rätt sätt.
Samla bara in det du behöver
Fråga bara efter uppgifter som behövs för att svara på förfrågan.
Informera
Berätta varför du samlar in uppgifterna, hur länge de sparas och hur besökaren kan få dem raderade.
Säker överföring
Formuläret ska skickas krypterat via HTTPS.
Var hamnar uppgifterna?
Ta reda på var formulärets data lagras, till exempel i en databas eller i en e-posttjänst.
Rensa
Radera förfrågningar som inte längre behövs.
Integritetsinformation
På hemsidan bör det finnas en sida som beskriver hur du hanterar personuppgifter. Den ska vara lätt att hitta, till exempel via en länk i sidfoten och vid formuläret. Beskriv vilka uppgifter du samlar in, varför, hur länge de sparas, vem som har tillgång till dem och hur besökaren kan begära att få se eller radera sina uppgifter.
Leverantörer
Om formuläret hanteras av ett externt verktyg, som en formulärtjänst eller ett kundsystem, behandlar även den leverantören uppgifterna. Kontrollera att du har avtal som reglerar det.
Nyhetsbrev
Om besökaren ska kunna prenumerera på nyhetsbrev via formuläret, se till att det är ett aktivt val och inte förifyllt.
Integritetsskyddsmyndigheten
Myndigheten har vägledning för företag om hur personuppgifter ska hanteras.
Gallra förfrågningar
Det är lätt att förfrågningar från kontaktformuläret samlas på hög i inkorgen eller i en databas år efter år. Bestäm hur länge du behöver spara dem. En förfrågan som har lett till ett uppdrag kan behöva sparas längre, medan en enkel fråga som har besvarats kan raderas efter en tid. Skriv ner rutinen och följ den, till exempel genom att gå igenom gamla förfrågningar en gång per kvartal. Det minskar risken om något skulle hända med dina system och visar att du tar besökarnas integritet på allvar.
En enkel rutin räcker långt för de flesta kopa hemsida mallar företag.
Fråga gärna din webbleverantör om du vill ha råd om just din hemsida.
Sammanfattning
Samla in så lite som möjligt, informera tydligt, skicka uppgifterna säkert och rensa regelbundet. Då hanterar du personuppgifterna ansvarsfullt.
Köpa Hemsida är en svensk guide för småföretag som ska beställa en ny hemsida. Här hittar du guider om domän, webbhotell, design och sökmotorer.